Özlük Dosyalarında Bulunması Gereken Evraklar, İşçi Özlük Dosyası tutulması zorunluluğu ve işçi özlük dosyasının tutulmaması durumunda işverenin karşılaşacağı idari para cezaları 4857 sayılı İş Kanununda aşağıda ayrı ayrı belirteceğimiz maddelerde düzenlenmiştir.
Bu yazımızda işverenler ve özellikle mali müşavirler tarafından merak edilen, İşçi özlük dosyası kapsamında neler olması gerektiği ile ilgili sorulara cevap vermeye çalışacağız.
Madde 75 -İşçi Özlük Dosyası
“İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, düzenlemek zorunda olduğu her türlü belgeleri saklamak, istendiği zaman yetkili memurlara göstermek zorundadır…Bu maddeye aykırı uygulamaların olması halinde 104. Madde uygulamaları devreye girmektedir. “
Madde 104-İşin Düzenlenmesine İlişkin Hükümlere Aykırılık
“Bu Kanunun, … 75. maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76. maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işverene 2021 yılı için üç bin altmış dört(3.064,00) TL para cezası verilir”
İşçi özlük dosyası bulundurmamanın 2019 yılı idari para cezalarına ulaşmak için tıklayınız.
Özlük Dosyalarında Bulunması Gereken Evraklar
| Eleman İstek Formu | İşe Başvuru Formu |
| Hizmet Sözleşmesi | İşe Giriş Periyodik Muayene Formu |
| Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi | GSS Giriş Bildirgesi |
| SGK Sigortalı Bildirim Belgesi | Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi |
| Aile Durum Bildirimi Formu | İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı |
| İkametgâh İlmühaberi | Mezun olduğu okul diploma fotokopisi |
| Referansları ve CV’ si | Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi |
| Sağlık Raporu | Kan Grubunu Gösterir Belge |
| Adli sicil kaydı | Askerlik Durumunu Gösterir Belgeler |
| Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti | Ücretsiz İzinler ve Yıllık Ücretli izin ile ilgili Dilekçe veya Formlar |
| Yıllık Ücretli İzin Cetveli | Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar |
| 2 adet vesikalık Fotoğraf | Doğum Yapan Kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi |
| Doğum Yapan Kadının Emzirme izin talep dilekçesi | İş Kazalarında Yapılması Gereken İdari işlemler ve İş Kazası Bildirimi |
| İş Kazası Tutanağı | İş yeri Kaza ve Meslek Hastalığı Bildirimi Formu ÇSGB |
| İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bilgi Formu SGK | İşe izinsiz Gelmeme / İşe Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı |
| İstifa Dilekçesi | İbraname |
| Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Bölge Çalışma Müdürlüğü’ne Verilecek Yazı Örneği | Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Türkiye İş Kurumu Müdürlüğü’ne Verilecek Yazı Örneği |
| İşe Gelmeyen İşçinin En Son Adresine Gönderilecek Noter Tebligat | Daha evvel İşten Çıkarılan İşçinin Tekrar İşe Alınma Daveti |
Ayrıca, Özlük Dosyalarında Bulunması Gereken Evraklar diğerleri de şunlardır;
- Zorunlu BES Kesinti Belgesi
- Zorunlu BES Ara Verme Dilekçesi
- Zorunlu BES Ayrılma (Cayma) Dilekçesi
- İkale Sözleşmesi
- Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
- İşin niteliğine uygun muayene raporları
- Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
- Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste
- Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
- İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi
- Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları
- Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgele
- Çalışma Belgesi
NOT: Özlük Dosyalarında Bulunması Gereken Evraklar ile ilgili sorularınızı sayfanın yorum kısmına sorabilirsiniz.